Privacybeleid

Verantwoordelijke

De verantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens is MotivatiebriefPro, een dienst aangeboden door eenmanszaak Altivex, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 42035737, gevestigd in Nederland.

Contact voor privacyvragen: info@motivatiebriefpro.nl

Welke gegevens we verwerken

Voor het uitvoeren van onze dienst verwerken wij de volgende categorieën persoonsgegevens:

• Contactgegevens: voornaam, achternaam, e-mailadres.
• Inhoudelijke gegevens uit het bestelformulier: vacaturetekst of opleidingsbeschrijving, je werkervaring, motivatie, sterke punten en eventuele aanvullende informatie die je vrijwillig aanlevert.
• Betaalgegevens: deze worden uitsluitend door onze betaalprovider Stripe verwerkt; MotivatiebriefPro slaat geen creditcardgegevens of bankrekeningnummers op.
• Technische gegevens: bij het gebruik van de website worden beperkte technische gegevens (zoals IP-adres, browser en bezochte pagina's) verwerkt, voornamelijk voor beveiliging en algemene werking van de site.

Doelen van de verwerking

Wij verwerken jouw gegevens uitsluitend voor de volgende doelen:

• Het opstellen en leveren van de bestelde motivatiebrief op basis van de door jou aangeleverde informatie.
• Het afhandelen van de betaling via onze betaalprovider.
• Het beantwoorden van vragen, klachten of opmerkingen via e-mail.
• Het voldoen aan wettelijke verplichtingen (zoals fiscale bewaarplicht).
• Het verbeteren en beveiligen van de website en de dienstverlening.

Grondslagen voor de verwerking

De verwerking van jouw persoonsgegevens vindt plaats op basis van de volgende wettelijke grondslagen:

• Uitvoering van de overeenkomst (art. 6.1.b AVG): voor het opstellen en leveren van de motivatiebrief.
• Wettelijke verplichting (art. 6.1.c AVG): voor de bewaarplicht volgens fiscale wetgeving.
• Gerechtvaardigd belang (art. 6.1.f AVG): voor beveiliging, fraudepreventie en het verbeteren van onze dienstverlening.

AI-verwerking

Belangrijke punten over deze verwerking:

• OpenAI verwerkt jouw gegevens uitsluitend ten behoeve van het direct opstellen van de brief en gebruikt deze niet om hun modellen te trainen (zoals gespecificeerd in hun API-voorwaarden voor zakelijk gebruik).
• De gegevens die naar OpenAI worden verzonden, worden niet langer bewaard dan strikt noodzakelijk en doorgaans direct na verwerking verwijderd.
• Er vindt geen geautomatiseerde besluitvorming plaats met rechtsgevolgen voor jou.

Bewaartermijnen

Wij bewaren jouw gegevens niet langer dan strikt noodzakelijk:

• Inhoud van het bestelformulier en de geleverde brief: maximaal 30 dagen na levering, daarna verwijderd.
• Factuur- en transactiegegevens: 7 jaar (wettelijke fiscale bewaarplicht).
• E-mailcorrespondentie: maximaal 2 jaar, daarna verwijderd tenzij langer bewaren wettelijk vereist is.
• Technische logbestanden: maximaal 90 dagen.

Verwerkers en externe partijen

Wij maken gebruik van onderstaande verwerkers. Met elke partij is een verwerkersovereenkomst gesloten waar dat vereist is. De verwerking vindt plaats in de EU tenzij anders aangegeven.

Doorgifte buiten de EU

Sommige van onze verwerkers (zoals OpenAI, Stripe en Cloudflare) zijn gevestigd in of verwerken gegevens in de Verenigde Staten. Deze doorgifte is wettelijk geborgd via:

• De EU-US Data Privacy Framework (waar van toepassing).
• Standaard Contractuele Clausules (SCC's) van de Europese Commissie.
• Aanvullende technische en organisatorische maatregelen.

Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om jouw persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, ongeoorloofde toegang, openbaarmaking en andere onrechtmatige verwerking. Dit omvat onder andere:

• Versleuteling tijdens transport (TLS/HTTPS).
• Toegangsbeperking via sterke wachtwoorden en tweefactorauthenticatie.
• Periodieke beveiligingsaudits van onze systemen en leveranciers.

Jouw rechten

Onder de AVG heb je verschillende rechten ten aanzien van jouw persoonsgegevens:

• Recht op inzage: je mag opvragen welke gegevens wij van jou verwerken.
• Recht op rectificatie: je mag onjuiste gegevens laten corrigeren.
• Recht op verwijdering: je mag (onder voorwaarden) jouw gegevens laten verwijderen.
• Recht op beperking: je mag verzoeken om beperking van de verwerking.
• Recht op dataportabiliteit: je mag jouw gegevens in gestructureerde vorm ontvangen.
• Recht van bezwaar: je mag bezwaar maken tegen verwerking op grond van gerechtvaardigd belang.

Verzoeken kun je sturen naar info@motivatiebriefpro.nl. We reageren binnen 30 dagen.

Cookies

MotivatiebriefPro gebruikt alleen strikt noodzakelijke cookies voor het functioneren van de website en de betaalverwerking. Er worden geen tracking-cookies, advertentiecookies of andere niet-essentiële cookies geplaatst zonder jouw expliciete toestemming.

Klachten / Autoriteit Persoonsgegevens

Heb je een klacht over hoe wij omgaan met jouw persoonsgegevens? Neem dan eerst contact met ons op via info@motivatiebriefpro.nl — we proberen er samen uit te komen.

Komen we er niet uit, dan heb je altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Wijzigingen in dit beleid

Wij kunnen dit privacybeleid van tijd tot tijd aanpassen. De meest actuele versie staat altijd op deze pagina. Belangrijke wijzigingen communiceren wij actief, bijvoorbeeld via e-mail of een melding op de website.